Qu’est-ce qu’un processus de bon numérique ? [+Case Study Q&A’s]



Les processus manuels sur papier sont lents et entravent votre capacité à en faire plus. Les déchets liés au papier, y compris l’impression, la copie et le déchiquetage, sont coûteux. Au-delà du gaspillage, le papier est risqué. Il est facile pour le papier qui se déplace physiquement dans l’organisation d’être égaré. Il se détériore avec le temps et risque de subir des dommages ou des pertes en cas de catastrophes telles que des ouragans, des inondations ou des incendies. Il est difficile de protéger les informations sensibles contenues dans le papier. Ensuite, il y a le problème du stockage du papier – il est volumineux et prend de la place rapidement !

Pourquoi le passage au numérique a du sens

Lorsque l’on considère les problèmes liés au papier, le passage au numérique a tout simplement du sens. Avec le contenu numérique stocké dans le cloud, vous avez un accès rapide à vos informations, où que vous soyez. Vous bénéficiez également d’une meilleure sécurité pour protéger votre contenu et avec la bonne plate-forme de services de contenu, vous bénéficiez d’une plus grande accessibilité et d’un meilleur contrôle. Il prend moins de place et ne peut pas être détruit par un ouragan ! Le contenu numérique permet également l’automatisation des processus numériques, ce qui offre encore plus d’avantages à votre organisation.

Nous savons donc que le numérique a du sens, mais en quoi cela profite-t-il exactement à votre processus de bons ? Et à quoi ressemble un processus de bon numérique dans la pratique ?

Avantages d’un processus de bon numérique :

Voici pourquoi nous vous recommandons fortement de numériser votre processus de bon :

  • Éliminez les coûts – avec un processus numérique, vous n’avez plus besoin d’imprimer des bons ou des documents de sauvegarde
  • Gagner du temps – vous êtes en mesure d’automatiser le processus de création de bons, de rationaliser votre processus de distribution et de fournir un accès rapide et facile à vos auditeurs
  • Éviter les pertes – tous les fichiers de bons sont stockés en toute sécurité dans le cloud, il n’y a donc aucun risque d’égarer ou de perdre un paquet de bons
  • Réduire le risque en regroupant toute la documentation dans un emplacement en ligne sécurisé avec des contrôles d’accès et une piste d’audit fiable pour que vous soyez toujours prêt

Étude de cas : Comment le processus de bon d’achat numérique économise du temps de traitement pour le ministère de la Santé de Floride

Pour le Florida Department of Health (DOH), les avantages d’un processus de bons numérisés incluent une efficacité améliorée dans le traitement et la distribution des informations, ainsi qu’une plus grande sécurité des données, une piste d’audit fiable et un plan de conservation simple.

Nous nous sommes entretenus avec notre vice-présidente de la réussite des clients, Loree Evans, qui s’est associée au Florida DOH pour mettre en œuvre un processus de bons numérisés. Notre discussion révèle les problèmes spécifiques de traitement des bons que l’agence rencontrait, le plan d’action pour corriger les problèmes et l’impact du processus rationalisé et numérisé des bons.

Le processus de bon sur papier du DOH de Floride

Chaque matin, un membre du personnel affecté au DOH accéderait au système comptable de l’État (FLAIR) pour générer un fichier contenant les pièces justificatives de la veille. Ils étaient également responsables de l’impression de tous les calendriers des bons. Une fois imprimés, les bons papier ont été distribués manuellement entre les différents auditeurs. Les auditeurs ont ensuite fait correspondre le bon papier avec la documentation de sauvegarde papier. Une fois appariés, ces paquets de papier ont été collectés pour être numérisés, nommés avec le numéro de document à l’échelle de l’État et stockés sur un disque dur. Après que le bon papier et les pièces justificatives aient été stockés sur le disque dur, les fichiers papier ont ensuite été jetés.

Ce système sur papier présentait plusieurs points de défaillance possibles qui nécessitaient des processus manuels de suivi et de surveillance.

Impression de bons

  • Le processus d’impression physique prenait du temps et nécessitait une surveillance et une confirmation pour s’assurer que tous les bons imprimés

Distribution de bons

  • Le processus de distribution physique impliquait le transfert manuel des bons à des dizaines d’employés, ce qui entraînait souvent des documents égarés
  • Le personnel devait consulter un rapport pour s’assurer qu’ils n’avaient reçu que leurs bons et tous les bons qui leur étaient attribués
  • Les processus de redistribution du travail lorsqu’un membre du personnel était absent du bureau et de correction des erreurs de distribution prenaient du temps et étaient inefficaces

Assemblage des paquets de bons pour la numérisation

  • Le processus d’assemblage était répétitif et inutile car il impliquait souvent l’impression de documents justificatifs afin qu’ils puissent être assemblés pour la numérisation

Numérisation des paquets de bons

  • Le processus de numérisation a obligé le personnel à saisir manuellement le nom de fichier pour chaque bon, puis à effectuer un contrôle qualité sur ce processus, car le nom de fichier était la seule méthode de récupération.

Risque, frustration et plus : le problème commercial

Q : À quels problèmes commerciaux le DOH a-t-il été confronté avec son processus de bons papier ?

R : Le DOH a eu la vision de déplacer le traitement des bons de papier au numérique. Ils ont travaillé avec un fournisseur pour personnaliser et configurer un système qui a conduit à deux problèmes importants.

Le premier était un système de production qui ne fonctionnait pas comme annoncé. Le DOH a eu des problèmes pour importer les bons dans le système, récupérer les images numériques, attribuer le travail au personnel et faire correspondre les bons à leurs pièces justificatives.

De plus, ils avaient des problèmes de perte de données. La charge chronique et les erreurs système ont conduit à un projet de neuf mois pour s’assurer que chaque bon qui aurait dû être dans le système existait dans un référentiel à l’extérieur du système. Cet effort impliquait l’utilisation de nombreux processus papier qu’ils avaient travaillé si dur à éliminer, et a été effectué en plus de leurs responsabilités de traitement quotidiennes.

Afin d’éliminer leur système défaillant et de passer à un processus efficace en amont, le DOH devait rapidement mettre en œuvre une solution qui répondrait correctement à ses exigences en matière de processus de bons numériques.

Q : Comment ces problèmes ont-ils eu un impact sur leur entreprise ?

R : Des problèmes de fonctionnement et de données ont causé un manque de confiance dans le système. Le Ministère a répondu en ajoutant des processus manuels pour confirmer que tous les travaux étaient exécutés avec précision. Cette charge de travail supplémentaire a augmenté les délais de traitement, les risques et mis la pression sur les exigences de réponse aux demandes d’audit.

Une solution sur mesure pour les bons numériques

Q : Comment le DOH a-t-il résolu le problème ?

R : Le DOH est un partenaire de longue date avec Image API. Lorsqu’ils nous ont contactés, nous avons été ravis de vous aider. La solution que nous avons trouvée était une combinaison de deux de nos produits : Axiom Pro + Impression Plus.

Axiom Pro offre la possibilité de stocker des fichiers numériques en un seul endroit afin que les équipes résidant dans tout l’État puissent accéder à leurs bons rapidement et avec précision. Les membres du personnel peuvent facilement voir leur charge de travail quotidienne et traiter les bons rapidement. Les utilisateurs de gestion et d’administration ont une vue de tous les justificatifs et de leur statut de traitement. Le système prend en charge la sécurité basée sur les rôles, de sorte que les vues de chaque utilisateur sont adaptées pour correspondre aux politiques du ministère.

Imprimer Plus prend en charge le chargement quotidien des bons et automatise le processus, créant ainsi des gains de temps et d’efficacité. Il s’agit d’un service qui accepte le fichier de bon généré par l’ordinateur central de l’État comme entrée, extrait les informations d’identification clés du fichier, rend chaque bon du fichier au format PDF, charge chaque PDF dans Axiom Pro et l’indexe avec des informations d’identification clés.

Le processus amélioré de bon d’achat du Florida DOH avec ImageAPI

Chaque matin, un membre du personnel affecté accède à la comptabilité de l’État pour générer un fichier contenant les pièces justificatives de la veille. Le personnel du DOH publie simplement le fichier quotidien sur un site SFTP, où Print Plus accepte le fichier pour traitement. C’est alors que l’automatisation commence !

  1. Print Plus extrait les informations nécessaires du fichier FLAIR pour produire un modèle de bon standard. Ceci comprend:
    • Numéro de document à l’échelle de l’État
    • Bon #
    • Date du bon
    • Caractère de regroupement
    • ID du site
  2. Print Plus intègre une signature DOH sur chaque bon
  3. Print Plus présente tous les fichiers de bons pour le téléchargement automatique dans Axiom Pro

Le personnel du DOH est alors en mesure d’accéder et de traiter les bons en ligne. Une fois le paquet de bons est complet, il est stocké dans Axiom Pro pour un accès contrôlé facile, à tout moment et en tout lieu.

La solution numérique élimine les points faibles et optimise les processus

La solution Axiom Pro + Print Plus a résolu et éliminé tous les points de défaillance possibles du système manuel :

Impression de bons d’achat – ÉLIMINÉE

  • Les bons se chargent automatiquement avec une piste d’audit pour s’assurer que chaque document est chargé

Distribution de bons d’achat – OPTIMISÉE

  • Pris en charge via la recherche dans Axiom Pro, le personnel a désormais la possibilité de rechercher sur n’importe quelle combinaison d’éléments d’index pour identifier facilement leur travail chaque jour
  • La réaffectation du travail est désormais simple et rapide car tous les bons sont numériques et accessibles via une application Web sécurisée

Assemblage des paquets de bons pour la numérisation – ÉLIMINÉ

  • Tout le travail est effectué avec des documents numériques, il n’est donc plus nécessaire d’imprimer la documentation de sauvegarde

Numérisation des paquets de bons – ÉLIMINÉ

  • L’impression, la préparation, la numérisation et la dénomination des fichiers de bons ne sont plus nécessaires, tous les documents sont désormais numériques

Q : Comment l’API Image a-t-elle pu s’associer de manière unique au DOH pour résoudre le problème ?

R : Nos années passées à aider les organisations à résoudre les problèmes de papier difficiles et à améliorer les processus grâce à automatisation des processus numériques nous a fourni les connaissances et les connaissances nécessaires pour bien comprendre les processus et les problèmes actuels du DOH.

Cette expérience et ces connaissances nous ont permis de configurer rapidement Axiom Pro et de l’associer à Print Plus, de créer les documents de bon numérique et de les charger dans Axiom Pro. Notre solution résout les problèmes qu’ils rencontraient et améliore leur processus global de traitement des bons de manière efficace et rapide.

L’ajustement parfait : résultats d’une solution de bon numérique

Q : La nouvelle solution a-t-elle résolu le problème et/ou atteint le ou les objectifs ?

R : Oui ! En six mois, nous avons pu aider le DOH à passer du système du fournisseur précédent, charger les bons existants dans le système et leur fournir un processus de bons entièrement numérique. Ils ont pu tout centraliser en un seul endroit, gagner du temps lors du traitement des décaissements, créer une visibilité à 100 % et rester prêts pour les audits.

Q : Quels impacts immédiats ont été ressentis à la suite de la nouvelle solution numérique ?

UNE: Cohérence et fiabilité : Le personnel est maintenant convaincu d’avoir un système qui fonctionne comme annoncé, tous les jours. Le travail de traitement des bons est sensible au temps et avec la solution Image API, les bons sont chargés dans AxiomPro avec précision et tôt dans la journée afin que le personnel puisse se concentrer sur son travail quotidien. Comme un Offre de logiciel en tant que service (SaaS), Axiom Pro fournit au DOH des innovations et des améliorations continues sans les interruptions et les coûts des installations logicielles traditionnelles et des mises à jour de maintenance.

Accessibilité et sécurité : Le DOH a la capacité d’accorder l’accès pour visualiser le bon en ligne, avec une sécurité et un contrôle d’accès accrus pour des utilisateurs spécifiques, éliminant ainsi le besoin de recevoir et de traiter les demandes dans le bureau central.

Q : Y a-t-il des impacts à long terme qui créeront de la valeur à l’avenir pour le client ?

R : Oui. Le processus des bons est la dernière étape d’un processus qui comprend (à un niveau élevé) l’approvisionnement, la passation de marchés, la facturation et le paiement. La démonstration du concept d’une solution papier à numérique ouvre la voie à l’extension du système pour prendre en charge des processus similaires dans le département.

Q : Quel résultat est considéré comme le plus important ?

R : Une documentation complète, précise et toujours accessible dans un emplacement centralisé offre une tranquillité d’esprit indispensable aux employés du DOH qui ont dû faire face à un processus frustrant avant notre implication.

Dans les mots du ministère de la Santé de Floride

Découvrez comment la transition du papier au numérique a eu un impact positif sur le processus des bons du DOH :

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Nous aidons les agences gouvernementales à numériser leurs processus papier et souvent complexes depuis plus de 25 ans. Nous connaissons intimement la conformité réglementaire des gouvernements étatiques et locaux, les protocoles de sécurité et, plus récemment, le besoin de main-d’œuvre et de prestation de services à distance.

Nous avons aidé de nombreuses agences à rationaliser leur processus de bons d’achat et nous serions ravis de vous aider également ! Cliquez ici pour en savoir plus et demander une consultation gratuite pour revoir votre processus de bon d’achat spécifique.


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